Dat we voorlopig niet meer teruggaan naar hoe de wereld was, daar kunnen we niet meer omheen. We zijn dan ook allemaal op zoek naar “het nieuwe normaal”, zo ook op de werkvloer. Veel mensen moeten wennen aan het vele thuiswerken, of hebben op kantoor gewerkt in hele nieuwe omstandigheden. Welke situatie ook van toepassing is, de overgang naar een nieuwe situatie kan onrust en twijfel veroorzaken. Hoe ga je om met werken op afstand en de terugkeer naar kantoor?

‘Hoe pak ik dit aan?’

‍

Na bijna twee jaar vooral thuis te hebben gewerkt gaan de deuren van de kantoren weer open. Hoewel de terugkeer naar het kantoor goed nieuws is voor alle medewerkers die het contact met collega’s hebben gemist, zijn er ook medewerkers die aan het thuiswerken of een hybride vorm van werken de voorkeur geven. ‍

‍Hybride werken heeft immers ook voordelen. Zo hebben we gemerkt dat veel medewerkers productiever zijn als ze thuis werken. Ook ben je als werkgever flexibel en daardoor aantrekkelijk voor nieuwe medewerkers. Ook kun je kosten besparen. Het is echter ook een uitdaging, want hoe zorg je ervoor dat de medewerker zich betrokken voelen bij de organisatie en bij het team? Ook is minder sturing mogelijk en er zal meestal moeten worden geïnvesteerd in faciliteiten om thuis te werken.

Het begint allemaal met goede afspraken, hiervoor is het dus van belang om met elkaar in gesprek te gaan en te blijven.

Tips voor een goed gesprek

• Neem de tijd. Zet je geluid uit en zorg dat je niet gestoord kan worden.
• Maak contact en luister actief naar de ander.
• Stel de ander op zijn/haar gemak, bijvoorbeeld door small talk aan het begin van het gesprek.
• Laat de ander merken dat je luistert, dit kan verbaal of non-verbaal.
• Verplaats je in het standpunt van de ander.
• Denk en zeg niet meteen ‘ik snap het’ door verder te vragen kom je dichter bij de kern en kom je geïnteresseerd over voor je gesprekspartner.
• Controleer of het klopt wat je denkt. (‘ik merk dat het je raakt, klopt dit?’)
• Stel open vragen (‘hoe ging het de afgelopen week?’, ‘waar loop je tegenaan?
• Durf open te zijn over wat je zelf denkt/voelt/wilt
• Zelf open durven zijn stimuleert de ander ook om open te zijn.
• Niet ‘ja maar…’ wel ‘ja, en…’
• Vraag wat de ander denkt en hoe hij/zij ergens tegenaan kijkt.
• Houd focus op de toekomst; Hoe ziet de ideale situatie er uit en hoe gaan we daar komen?
• Maak concrete afspraken en plan indien nodig een vervolg gesprek.

Gespreksonderwerpen hybride werken

Tijdens het gesprek over hybride werken kunnen de volgende onderwerpen aan bod komen:

Ervaringen hybride werken

• Hoe heb je het hybride werken ervaren?
• Wat zou je willen behouden en wat niet?

Werkzaamheden en locatie

• Welke werkzaamheden kun/wil je thuis doen?
• Voor welke werkzaamheden is aanwezigheid vereist?
• Voldoet je thuiswerkplek aan de arbo-eisen?
• Wat heb je nog nodig om dit te verbeteren?

Prestaties en voortgang

• Passen de huidige verantwoordelijkheden bij hybride werken of zijn er aanpassingen nodig?
• Hoe wordt de voortgang besproken?

Flexibiliteit en rooster

• Wil je volgens een vast rooster werken of juist niet?
• Wil je op een dag deels thuis en deels op kantoor werken? (om bijvoorbeeld verkeersdrukte te vermijden)
• Welke werktijden zijn prettig met het thuiswerken en past dit in het contact en samenwerking met collega’s?

Communicatie

• Wanneer ben je bereikbaar?
• Hoe communiceer je over je bereikbaarheid?
• Beschik je over de juiste communicatiekanalen?

Werkdruk

• Welke risico’s zie je voor werkdruk in een hybride situatie?
• Wat heb je nodig om je hierbij te ondersteunen?

Werk-privé-balans

• Zie jij hybride werken als bevorderend of als risico voor je werk-privé-balans?
• Wat heb je nodig om deze balans te behouden?

Verbondenheid

• Hoe zorg je ervoor dat je in contact blijft met je collega’s en met de organisatie?

Evalueren

• Hoe en wanneer worden deze afspraken geëvalueerd?

De afgelopen jaren is er veel veranderd in de manier waarop we werken. Steeds meer organisaties werken hybride. De veranderingen die een organisatie doorvoert kunnen een grote invloed hebben op een medewerker. Met name als de medewerker onzekerheid of spanning ervaart met betrekking tot de verandering, kan er weestand ontstaan. Hoe ga je met deze weerstand om?

Vooral wanneer we worden blootgesteld aan opgelegde veranderingen, dan schieten mensen sneller in de weerstand. En dat is precies wat afgelopen tijd veel is gebeurd. We werden blootgesteld aan verplichte veranderingen. Denk aan verplicht thuiswerken, 50- 50 thuis en op kantoor werken of weer volledig op kantoor werken.

Een aantal tips over hoe om te gaan met weerstand:

• Wees je ervan bewust dat de weerstand die je voelt, jouw beleving is. Wanneer de ander dit niet als zodanig aan jou heeft gemeld. Om die reden is het goed om te benoemen wat jij ervaart en te checken bij de ander of datgene wat jij signaleert klopt.
• Geef de ander de ruimte om te reageren op datgene wat jij aangeeft. Hierdoor ontstaat er ruimte om emoties te uiten en kun je daarna het gesprek makkelijker op de inhoud voortzetten.
• Laat weten dat je begrijpt dat de ander weerstand voelt. Dit kan de weerstand deels wegnemen, omdat de ander zich gehoord voelt.
• Probeer erachter te komen wat het belang en de situatie van de ander is. Ga daarover met elkaar in gesprek.

'Nu ik weer volledig op kantoor moet werken, ervaar ik te veel prikkels. Hierdoor kan ik mijn werk niet goed meer aan en ervaar ik afgelopen tijd steeds minder energie'.

• Weerstand ontstaat vaak wanneer de ander onzekerheid of spanning ervaart. Ook ontbreekt het vaak aan een gevoel van autonomie. Om die reden is het belangrijk om de ander onderdeel te maken en draagvlak te creëren. Dit kun je doen door bijvoorbeeld te vragen hoe hij/zij de ideale situatie in de huidige context voor zich ziet.
• De ander geeft een duidelijk signaal af van hoe hij/zij het niet wil. Maak gebruik van het moment om te bespreken hoe het wel kan.
• Sta open voor feedback. Luister, experimenteer en evalueer.

Hoe kun je weerstand voorkomen?

• Betrek medewerkers bij het proces voorafgaande aan het doorvoeren van de veranderingen. Zo komen ze niet voor verrassingen te staan.
• Zorg voor een hele heldere visie die voor iedereen duidelijk is. Wanneer het bijvoorbeeld gaat over een nieuwe hybride werken beleid. Maak dan duidelijk waarom er wordt gekozen voor deze manier van werken en hoe dit zich verhoudt tot de stakeholders, de organisatie, het team en het individu.
• Wees open en transparant in de organisatie. Hierdoor creëer je vertrouwen. En juist dat onderdeel is extra belangrijk wanneer we deels thuis en deels op kantoor werken.

‍