Dat we voorlopig niet meer teruggaan naar hoe de wereld was met voornamelijk op kantoor werken, daar kunnen we niet meer omheen. We zijn dan ook allemaal op zoek naar ‘het nieuwe normaal’, zo ook op de werkvloer. Veel mensen moeten wennen aan het thuiswerken, of hebben op kantoor gewerkt in hele nieuwe omstandigheden. Welke situatie ook van toepassing is, de overgang naar een nieuwe situatie kan mensen angstig of onzeker maken. Ook kan het twijfels oproepen:

‘Hoe pak ik dit aan?’

Het is mogelijk dat er onrust bestaat; we waren net gewend aan een ritme dat nu weer wordt verstoord. Tenslotte bestaat de zorg dat in ‘het nieuwe normaal’ niet of te weinig rekening wordt gehouden met bepaalde faciliteiten die mensen nodig hebben om te kunnen werken of veilig op afstand te blijven van anderen. Voor medewerkers met (maar ook zonder) een arbeidsbeperking kunnen de veranderingen in de werksituatie ook leiden tot onzekerheid over het kunnen behouden van de baan of angst voor besmettingen. Al deze zorgen kunnen zwaar wegen en in de weg gaan staan van een prettige en effectieve manier van werken. Regelmatig contact is daarom ontzettend belangrijk. Dat hierbij helderheid en afstemming centraal staan is essentieel.

— Helderheid en afstemming is essentieel voor hybride werken –

Voor veel medewerkers is thuiswerken mogelijk nog een lange tijd de norm. Er komt een moment dat er weer meer naar kantoor gegaan zal worden en er een nieuwe balans moet worden gezocht. Sommigen kijken hier erg naar uit en kunnen niet wachten weer fysiek naar hun werk te gaan, anderen hebben het thuiswerken volledig omarmd en doen liever niet meer anders.

Deel je zorgen

Wat je situatie ook is, het is belangrijk dat je je zorgen kunt delen met collega’s, je leidinggevende en, wanneer je die hebt, je jobcoach. Op het moment dat zij weten welke gedachten en zorgen jij hebt op dit gebied, kan er worden ingespeeld en worden gezocht naar oplossingen. We moedigen je graag aan om het gesprek aan te gaan met deze mensen in jouw netwerk en geven je daarvoor een aantal handvatten:

1. Geef het bij je leidinggevende, collega en/of jobcoach aan als jij tot de risicogroep behoort, waardoor het verstandig is om zo veel mogelijk thuis te blijven.
2. Bespreek met je leidinggevende, collega en/of jobcoach welke zorgen je hebt rondom het weer gaan werken op kantoor en hoe deze zorgen mogelijk verminderd kunnen worden.
3. Bespreek met je leidinggevende, collega en/of jobcoach wat jou helpt bij het terugkeren naar het (gedeeltelijk) werken op kantoor.
4. Vraag je leidinggevende en/of collega om duidelijke communicatie over relevante updates en nieuwe regels wat betreft het werken op kantoor, zodat je geen belangrijke informatie mist.

‍

'Het voordeel van thuiswerken is dat je op je eigen ritme kan werken. Als ik me een dag niet zo goed voel hoef ik me niet gelijk ziek te melden. Ik kan de dag even aankijken, en als het dan tegen de avond beter gaat kan ik altijd nog even mijn laptop openslaan.'

- Zisan Mermi, Young Professional

‍

‍

Tips

Op basis van de ervaringen van Young Professionals die door Stichting SWOM begeleid worden hebben we een aantal tips verzameld die je kunnen helpen de overgang terug naar kantoor gemakkelijker te maken. Deze tips kan je bespreken met je leidinggevende:

1. Geleidelijke opbouw van kantoordagen. Beginnend met een hele of halve dag per week.
2. Afspreken dat jij gelijktijdig op kantoor ben met je begeleider, of met degene met wie je het meest samenwerkt.
3. Op je kantoordagen aangepaste uren werken, zodat je niet in de spits naar je werk hoeft.

‍

‍

Hybride werken heeft zich in een stroomversnelling ontwikkelt. Voor velen was het allereerst noodzakelijk, maar nu staan we voor de keuze om hybride te werken. Vanuit de ervaring die wij hebben gezien op de werkvloer is het voeren van een goed gesprek essentieel. Maar hoe voer je een goed gesprek? En wat zijn voorbeelden van gespreksonderwerpen met betrekking tot hybride werken?‍

Het begint allemaal met goede afspraken, hiervoor is het dus van belang om met elkaar in gesprek te gaan en te blijven.

Tips voor een goed gesprek

• Neem de tijd. Zet je geluid van telefoon of laptop uit en zorg dat je niet gestoord kan worden.
• Maak contact en luister actief naar de ander.
• Laat de ander merken dat je luistert, dit kan verbaal of non-verbaal.
• Zorg voor een open houding.
• Verplaats je in het standpunt van de ander.
• Bedenk bij verschillen in mening, hoe je gezamenlijk tot een oplossing kunt komen.
• Neem je eigen belang in acht en denk ook met elkaar na of het belang van het team.
• Houd focus op de toekomst; Hoe ziet de ideale situatie er uit en hoe gaan we daar komen?
• Maak concrete afspraken en vraag indien nodig een vervolg gesprek.

Gespreksonderwerpen hybride werken

Tijdens het gesprek over hybride werken kunnen de volgende onderwerpen aan bod komen:

Ervaringen hybride werken

• Hoe ervaar je hybride werken?
• Wat zou je willen behouden en wat niet?

Werkzaamheden en locatie

• Welke werkzaamheden kun/wil je thuis doen?
• Voor welke werkzaamheden is aanwezigheid vereist?
• Voldoet je thuiswerkplek aan de arbo-eisen?
• Wat heb je nog nodig om dit te verbeteren?

Prestaties en voortgang

• Passen de huidige verantwoordelijkheden bij hybride werken of zijn er aanpassingen nodig?
• Hoe wordt de voortgang besproken?

Flexibiliteit en rooster

• Wil je volgens een vast rooster werken of juist niet?
• Wil je op een dag deels thuis en deels op kantoor werken? (om bijvoorbeeld verkeersdrukte te vermijden)
• Welke werktijden zijn prettig met het thuiswerken en past dit in het contact en samenwerking met collega’s?

Communicatie

• Wanneer ben je bereikbaar?
• Hoe communiceer je over je bereikbaarheid?
• Beschik je over de juiste communicatiekanalen?

Werkdruk

• Welke risico’s zie je voor werkdruk in een hybride situatie?
• Wat heb je nodig om je hierbij te ondersteunen?

Werk-privé-balans

• Zie jij hybride werken als bevorderend of als risico voor je werk-privé-balans?
• Wat heb je nodig om deze balans te behouden?

Verbondenheid

• Hoe zorg je ervoor dat je in contact blijft met je collega’s en met de organisatie?

Evalueren

• Hoe en wanneer worden deze afspraken geëvalueerd?

Een goed online sollicitatiegesprek is belangrijk voor zowel de kandidaat als voor de organisatie. Dit is hét moment om te laten zien wie je bent en te achterhalen of het aan de eisen en verwachtingen voldoet. Voor de organisatie is het belangrijk een goed beeld te schetsen van de organisatie, verwachtingen goed te managen en te bepalen of er een match is. Een belangrijk moment, want dit is tenslotte de mogelijke vervolgstap in je carrière. Jij wil vast dat het gesprek goed verloopt, maar ook voor de werkgever is dit belangrijk. Wij geven een aantal tips om het online solliciteren tot een succes te maken.

Tips

‍Een goede voorbereiding van het gesprek

Bereid het gesprek goed voor, net zoals je dit moet doen voor een sollicitatiegesprek op locatie. Lees je goed in op de vacature, bedenk voor jezelf wat je over jezelf wil vertellen en bereid vragen voor. Denk ook na over vragen die je kunt stellen over de hybride werkcontext.

Techniek

Ook is een technische voorbereiding van belang. Zorg ervoor dat je de juiste middelen in huis hebt, denk aan een goede internetverbinding, laptop met camera en microfoon. Test deze van te voren uit. Kies je voor een virtuele achtergrond, blurren of jouw eigen achtergrond? Zorg in ieder geval voor een nette achtergrond en zit met je gezicht naar het licht of een lichtbron toe.

Ijs breken

Elkaar online ontmoeten kan wat ongemakkelijk zijn. Bedenk jezelf dat dit normaal is en probeer het voor jezelf comfortabel te maken. Een klein praatje kan hierbij helpen en het ijs breken. Bedenk wel dat in dit gesprek degene die jouw gaat interviewen gespreksleider is. Laat de gespreksleider bij voorkeur de start maken.

Persoonlijke uitstraling

Jouw eerste indruk is belangrijk. Een enthousiaste, geïnteresseerde en oprechte uitstraling komt jou in het sollicitatiegesprek zeker ten goede. Zorg ervoor dat je er verzorgd uitziet. Hier spelen kleding en persoonlijke verzorging een grote rol in. Ook jouw houding is belangrijk. Zit recht voor de camera, zorg dat je qua belichting goed zichtbaar bent en neem een actieve zithouding aan.

Thuisomgeving

Bespreek met anderen in jouw omgeving dat je een online sollicitatiegesprek hebt. Zo kunnen zij rekening met jou houden, door jou niet te storen en de omgevingsgeluiden te beperken.

Thuis of op kantoor?

Indien je nog niet op het kantoor bent geweest, maar je wel die voorkeur hebt voor je een keuze maakt. Geef dan aan dat je graag een vervolggesprek op locatie wilt.

‍

Ben je benieuwd naar de algemene tips voor solliciteren? Bekijk dan de video - Solliciteren.

Tijd voor een belangrijk werk telefoongesprek dat ik helaas niet heb kunnen verzetten. Gelukkig ligt de jongste lief op bed voor een middagdutje. De oudste zet ik voor een redelijk pedagogisch verantwoord Netflix-filmpje. Net na de introductie van ons telefoongesprek zie ik opeens een heel gekke openingstitel op de televisie voorbij komen. Totaal niet geschikt voor kinderen. Mijn zoontje zwaait trots met de afstandsbediening: “Kijk mama, ik kan nu ook zappen.” Met de telefoon aan mijn oor probeer ik rustig pratend een andere Netflix-serie aan te zetten. Als dat na een kleine struggle gelukt is, leg ik de afstandsbediening deze keer hoog weg. Mijn gedachten probeer ik weer terug bij de gesprekslijn te krijgen.

Thuiswerken met kinderen is regelmatig best een uitdaging. Hoe kunnen we dit zo gezond mogelijk doen? Zoals Noddy één van mijn zoontjes favoriete kinderanimatie figuren altijd zegt: “We gaan op onderzoek uit”.

Verwachtingen, verwachtingenmanagement en prioriteiten

Een kleine zoektocht door internet leert dat in het thuiswerken verwachtingen en verwachtingenmanagement erg belangrijk zijn. Allereerst misschien wel de verwachting van jezelf. Als we het druk hebben en gestrest raken, gaan we meestal eerder harder rennen en minder nadenken, terwijl het dan juist belangrijk is om even te stoppen en een overzicht te maken. Het kan helpen om voorafgaand aan een drukke dag of week te kijken naar wat er op de planning staat. Wat van alle taken en gesprekken heeft prioriteit? Schrijf als het helpend is letterlijk alles wat je moet doen op en geef hierna bijvoorbeeld met kleuren aan of iets een hoge of lage(re) prioriteit heeft. Maak hierna een realistische dag- en weekplanning waarin je voorrang geeft aan de zaken met de hoogste prioriteit. Dit betekent mogelijk ook keuzes maken en zaken met een lage prioriteit uitstellen naar een ander moment waarop je meer tijd hebt. Als je het fijn vindt kun je de dingen die je nu niet kunt doen opschrijven op een actielijst voor later.

Als je een realistische planning gemaakt hebt, kun je hierover duidelijker communiceren. Bespreek bijvoorbeeld met je werkgever en/of collega’s dat je moet thuiswerken met kinderen. Geef hierbij aan welke tijden je beschikbaar kunt zijn voor video calls en gesprekken en welke tijden dit niet lukt. Overleg zo nodig over de taken die jij prioriteit hebt gegeven en de taken die pas later kunnen worden uitgevoerd. Klopt dit met de prioriteiten die jouw werkgever voor zich ziet? Let op, het kan spannend voelen om hierover te communiceren. Toch blijkt het in de samenwerking vooral erg prettig te zijn als de verwachtingen en de afspraken duidelijk zijn. Dit voorkomt stress en miscommunicatie. Tevens kan er dan tijdig worden gezocht naar een oplossing voor zaken die nu niet lukken, maar die ook belangrijk zijn.

Naast het communiceren met je werkgever en/of collega’s over je planning, kan het ook rust geven om hierover afspraken te maken met je partner, huisgenoten en mogelijk met de kinderen zelf. Misschien kun je als partners elkaar afwisselen: wie heeft wanneer een belangrijke meeting of gesprek en wie kan wanneer bij de kinderen zijn? Door dit vooraf te overleggen kun je dit weer meenemen in je planning. Als de kinderen oud genoeg zijn is het soms ook mogelijk om afspraken te maken over wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet. Mogelijk kunnen ze een bepaalde tijd zelf spelen in jouw buurt en kun je met een creatief middel aangeven wanneer ze jou mogen storen en wanneer niet. De ene ouder gebruikt hiervoor een kookwekker, weer een ander geeft aan dat hij of zij niet gestoord wil worden als hij of zij een koptelefoon draagt en een ander legt een rood papier op tafel. Eventueel kun je deze speel- en werkregels samen met je kinderen op een groot vel papier schrijven en ophangen. Kijk hierin wat bij jou en jouw kinderen past.

Afwisseling van focus en pauze

Hoewel thuiswerken met kinderen een uitdaging kan zijn, is het voordeel soms dat je minder reistijd hebt en je je werk meer rond je gezinsleven kunt plannen. Mogelijk kun je je werkdag met kinderen meer flexibel inrichten. Denk hierbij aan ’s ochtends vroeg beginnen, werken tijdens de dutjes van de kinderen of eerder stoppen om ’s avonds rustiger verder te kunnen werken. Let hierbij ook goed op je eigen rust en de tijd die je nodig hebt om te herstellen van een werkdag. Probeer de werkdag in te delen in blokken waarbij je goed de tijd houdt voor belangrijke gezinsmomenten zoals samen ontbijten, lunchen en eten. Kijk bij het indelen van je werk blokken naar hoe lang je kind zelf kan spelen. Neem na elk blok samen pauze en de tijd om weer even samen te spelen en contact te maken.

Werkruimte en activiteiten voor kinderen om ‘naast’ jou te doen

Soms kun je je kind met een kleurplaat of wat huiswerk en wat lekkers aan jouw bureau zetten. Andere ideeën zijn om bijvoorbeeld een speel-werkplek thuis te maken. Dit is een vaste plek die je met je kind afspreekt. Aan het begin van de dag kies je samen met je kind(eren) met welk speelgoed ze die dag willen spelen. Dit zet je vervolgens op de afgesproken speel-werkplek klaar. Een andere tip is om leuke knutselideeën op internet te zoeken, zodat ze naast jou aan tafel kunnen knutselen.

En onthoudt…

Valt het thuiswerken met kinderen je toch erg zwaar, onthoud dan dat niet gek is en dat je niet de enige bent. Praat erover met mensen in je omgeving. Uiteraard mag je ook bij onze adviesdesk hybride werken terecht voor vragen of om te sparren. Blijf in de combi werk en privé goed voor jezelf zorgen, want alleen zo kun je ook goed blijven zorgen voor degenen en dingen die voor jou belangrijk zijn.

‍