Een gezonde werkplek en goedwerkende werkvoorzieningen zijn belangrijk en voor sommige medewerkers zelfs noodzakelijk om aan het werk te kunnen en te blijven. Als dit niet in orde is kan het lichamelijke klachten, stress en onzekerheid veroorzaken. Door de afwisseling thuiswerken en kantoorwerken is het belangrijk aandacht te hebben voor beide werkplekken. Soms zijn er in de thuiswerk situatie net wat andere voorzieningen nodig dan op kantoor. En mogelijk zijn op kantoor zaken anders geregeld dan voorheen wat invloed kan hebben of iemand zich veilig door het gebouw kan bewegen. Denk bijvoorbeeld aan de zichtbaarheid van wandelroutes of de bezetting van liften. Blijf daarom goed communiceren over de werkplekken en werkvoorzieningen van anderen.

Werkplek op maat

Het is belangrijk dat je over een werkplek beschikt die aansluit bij jouw situatie. Zowel thuis als op kantoor. De kans is groot dat jouw werkgever middelen (zoals toetsenborden, stoelen, beeldschermverhogers etc.) beschikbaar heeft zodat jij ook thuis goed kan werken. Maak daar vooral gebruik van. Als jij meer specifieke voorzieningen gebruikt, kan het zijn dat deze niet altijd even goed werken of zijn afgesteld in deze nieuwe situatie. Het is belangrijk dat je hiervan melding maakt bij je leidinggevende (en wanneer je die hebt, de jobcoach) Zij kunnen je helpen op zoek te gaan naar oplossingen, als je deze zelf nog niet hebt kunnen vinden.

Checklist goede werkplek

Bekijk wat jij nodig hebt voor een goede werkplek. Wanneer niet over de juiste voorzieningen beschikt, neem dan contact op met je leidinggevende (of job coach).
‍

Stoel instellen

1. Plaats de bolling van de rugleuning in de holling van je wervelkolom.
2. Als de stoel een lendensteun heeft, plaats deze ter hoogte van je broekriem.
3. Plaats de heuphoek iets hoger dan de knieën.
4. Stel de hoogte van de armleuningen op ellebooghoogte, in een hoek van 90 graden, zodat de schouders ontspannen zijn.
5. Plaats de zitting onder een flauwe hoek van 10 graden, hierdoor wordt onderuitglijden voorkomen.
6. De afstand tussen de zitting en knieholtes moet vuist breed zijn, zodat de bloedvaten niet afgekneld worden.
7. Zorg dat je voeten plat op de grond kunnen steunen.
   
   

Bureau afstellen

8. De hoogte van het bureaublad dient overeen te komen met de hoogte van de armsteunen.
9. Plaats de bovenrand van het beeldscherm op ooghoogte, het beste iets daar onder.
10. Neem kijkafstand tot het scherm 50 – 90 cm afhankelijk van de scherm en tekengrootte.
11. Zorgt dat de inkijkhoek van je beeldscherm 90 graden is.

‍

‍

‍

Ieder uur pauze

Vergeet ook niet om ieder uur even van je werkplek te gaan, in je pauze een frisse neus te halen en als je fysieke of mentale klachten ervaart daarover met je leidinggevende te spreken.

'Het creëren van een fijne thuiswerkplek ging moeilijk. Ik dacht eerst dat het thuiswerken heel kortstondig zou zijn. Dus ik werkte gewoon op de bank, met mijn laptop op mijn schoot en ik dacht: Ja, na een maand mogen we toch wel weer werken op kantoor.'‍

- Zisan Mermi, medewerker

‍

‍

Toen we nog fulltime op kantoor werkte was het gemakkelijker om planning en structuur aan te brengen in het werk. We werden immers op een bepaalde tijd op kantoor verwacht en gingen gezamenlijk lunchen. Sinds we thuiswerken zijn de grenzen van werk vervaagd. Voor sommige medewerkers is het moeilijk planning en structuur aan te brengen in hun dagelijks leven. Helemaal nu er dagen zijn dat er zowel op thuis als op kantoor gewerkt wordt. Dit kan gepaard gaan met onzekerheid, verlies van productiviteit en schuldgevoel. Er zijn meerdere dingen die je kan doen om met meer structuur de dagen in te richten, of om hier jouw medewerker of collega bij te helpen.

'Ik heb afgesproken om iedere maandag een mailtje te sturen naar mijn begeleider met een to do list van die week. En de maandag erop bespreken we wat ik heb kunnen doen en wat ik niet heb gedaan. Dat vind ik heel fijn. Het helpt om de week te plannen en ik heb houvast. Dat is wat ik nodig heb in deze periode.'
- Zisan Mermi, medewerker

Structuur en planning aanbrengen in je dag en werkzaamheden geeft houvast. Vooral wanneer je dag of week de vaste routine mist waaraan je gewend was, kan het helpen als je gebruik maakt van een dag- of weekplanning. Vergeet hierbij niet ook ontspanningsmomenten in te plannen! Ontspanningsmomenten zijn belangrijk voor je gezondheid, plus het bevordert je werk.

‍Hoe maak ik een planning?

Allereerst is het belangrijk je te bedenken dat een planning een middel is en niet een doel. Een planning zou je moeten helpen je dagen gestructureerd en overzichtelijker te maken. Merk je dat je het lastig vindt zelf een planning te maken, vraag dan hulp van je jobcoach, buddy, collega of leidinggevende bij de eerste paar keren. Je zult merken dat je na verloop van tijd zelf steeds beter door gaat krijgen hoe jij je planning zo goed mogelijk kan inrichten. Je kunt onderstaande stappen volgen bij het maken van een planning:

Stap 1. Bepaal welk middel je gebruikt om een planning te maken. Dit kan een fysieke agenda zijn, of een app op je telefoon of computer. Bedenk hierbij wat het beste past in jouw dagelijkse routine en aansluit bij het soort planning dat je wil maken.

Stap 2. Zet terugkerende en belangrijke afspraken als eerste in je agenda. Dit biedt de basis van jouw dag- of weekstructuur.

Stap 3. Maak eerst een to-do lijst met alle taken die je nog wil doen, voordat je ze inplant. Probeer van elke taak in te schatten hoe lang deze ongeveer zal duren.

Stap 4. Plan de taken en je ontspanningsmomenten in je agenda, en wees hierbij realistisch. Plan liever te ruim in, dan dat je te weinig tijd neemt voor je taken. Hiermee voorkom je stress en teleurstelling als het je niet gelukt is je taak binnen de tijd af te krijgen.

Stap 5. Evalueer aan het einde van de dag of week hoe het volgen van je planning is gegaan. Neem de verbeterpunten mee in het maken van de volgende planning, zodat je deze steeds beter kan afstemmen op de dagelijkse praktijk.

Overzicht creëren in je taken

Als je aan een nieuwe taak of opdracht begint, kan je een checklist gebruiken om de opdracht te structureren. Dit helpt je aan het begin van de taak helder te krijgen wat de verwachtingen zijn, en wanneer de taak klaar moet zijn. Stel deze vragen aan jezelf of de opdrachtgever om een helder beeld te krijgen van de opdracht:

1. Wat is het gewenste eindresultaat van de opdracht/taak?
2. Wat is de context van de opdracht?
3. Wanneer moet de opdracht af zijn?
4. Wie heb ik nodig om dit goed uit te voeren?
5. Bij wie kan ik terecht als ik vragen heb over deze opdracht?

Bekijk de video- Planning en structuur

‍

‍

Sinds we thuiswerken ontmoeten we elkaar via een digitaal platform. Ook al zijn we ondertussen al wat gewend aan videobellen, het blijft een aandachtspunt. Sommige mensen raken snel overprikkeld door videobellen waardoor ze sneller moe raken en misschien niet op een prettige manier meer kunnen werken. Anderen kunnen helemaal niet mee doen en missen daardoor informatie of worden gehinderd in het doen van hun werk. Het is belangrijk hier open over te spreken, duidelijke afspraken over te maken en op zoek te gaan naar oplossingen.

Videobellen en prikkels

‍Op dit moment is videobellen bijna niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Op werk, maar ook privé spreken we elkaar veel meer online. Hoewel het prettig is dat de mogelijkheid bestaat, kan videobellen ook best belastend zijn. De meeste mensen ervaren videobellen als intensiever, en voor sommigen is videobellen zo intensief dat ze overprikkeld raken waardoor ze minder goed hun werk kunnen doen. Als jij dit ook ervaart is het belangrijk hier open over te spreken en duidelijke afspraken over te maken.

'Mijn tip is: Zorg dat er wordt genotuleerd en dat dit op de mail wordt gezet, zodat je het terug kan vinden en weet welke afspraken er zijn gemaakt. Dit is altijd belangrijk maar nu met de digitale meetings nog van groter belang.' - Bert Wittekoek, medewerker‍

Basis op orde

Houd rekening met een aantal basiszaken als je gaat videobellen. Zorg dat deze punten zo veel mogelijk op orde zijn, voordat je een gesprek start:

1. Een werkende camera en microfoon: test dit altijd van tevoren als je met een nieuw communicatieplatform gaat bellen.
2. Een goede internetverbinding. Check het bereik voor je de videocall ingaat.
3. Opgeruimde achtergrond. Zorg dat de dingen die je niet wil laten zien niet zichtbaar zijn.
4. Wees aangekleed en verzorgd.
5. Ga zo zitten dat je hele gezicht in beeld is en je goed te zien bent op beeld: vermijd daarbij dat er een lichtbron direct in de camera schijnt.
6. Zorg dat je zo min mogelijk afleiding om je heen hebt: zet je telefoon op stil en licht eventuele huisgenoten in dat je gaat videobellen.

Stem af op jouw faciliteringsbehoeften

Hierbij wat tips die je kan toepassen om overprikkeling te voorkomen en zo prettig mogelijk te werken:

1. Het kan helpen om bij een videocall alleen in te bellen met geluid en niet het scherm met ieders gezicht open te hebben staan. Dit kan schelen in de visuele prikkels die in de hersenen binnenkomen en kan helpen vermoeidheid of overprikkeling te voorkomen. Overleg dit wel altijd met je leidinggevende en breng je gespreksgenoten hiervan op de hoogte.
2. Plan niet meerdere digitale afspraken na elkaar in, en neem na elke afspraak een (korte) pauze om even tot rust te komen.
3. Maak afspraken met je leidinggevende/begeleider bij welke vergaderingen je wel of niet aanwezig moet zijn. Niet alles is even relevant en nodig. Of misschien is het voldoende als je bij een deel van een vergadering aanwezig bent.
4. Deel met je leidinggevende/jobcoach/begeleider/collega’s wat jij nodig hebt aan voorzieningen om goed mee te kunnen doen aan een videocall. Zij kunnen hierin meedenken en/of faciliteren.

Bekijk de video- Tips voor online meetings en videocalls

‍

Tijd voor een belangrijk werk telefoongesprek dat ik helaas niet heb kunnen verzetten. Gelukkig ligt de jongste lief op bed voor een middagdutje. De oudste zet ik voor een redelijk pedagogisch verantwoord Netflix-filmpje. Net na de introductie van ons telefoongesprek zie ik opeens een heel gekke openingstitel op de televisie voorbij komen. Totaal niet geschikt voor kinderen. Mijn zoontje zwaait trots met de afstandsbediening: “Kijk mama, ik kan nu ook zappen.” Met de telefoon aan mijn oor probeer ik rustig pratend een andere Netflix-serie aan te zetten. Als dat na een kleine struggle gelukt is, leg ik de afstandsbediening deze keer hoog weg. Mijn gedachten probeer ik weer terug bij de gesprekslijn te krijgen.

Thuiswerken met kinderen is regelmatig best een uitdaging. Hoe kunnen we dit zo gezond mogelijk doen? Zoals Noddy één van mijn zoontjes favoriete kinderanimatie figuren altijd zegt: “We gaan op onderzoek uit”.

Verwachtingen, verwachtingenmanagement en prioriteiten

Een kleine zoektocht door internet leert dat in het thuiswerken verwachtingen en verwachtingenmanagement erg belangrijk zijn. Allereerst misschien wel de verwachting van jezelf. Als we het druk hebben en gestrest raken, gaan we meestal eerder harder rennen en minder nadenken, terwijl het dan juist belangrijk is om even te stoppen en een overzicht te maken. Het kan helpen om voorafgaand aan een drukke dag of week te kijken naar wat er op de planning staat. Wat van alle taken en gesprekken heeft prioriteit? Schrijf als het helpend is letterlijk alles wat je moet doen op en geef hierna bijvoorbeeld met kleuren aan of iets een hoge of lage(re) prioriteit heeft. Maak hierna een realistische dag- en weekplanning waarin je voorrang geeft aan de zaken met de hoogste prioriteit. Dit betekent mogelijk ook keuzes maken en zaken met een lage prioriteit uitstellen naar een ander moment waarop je meer tijd hebt. Als je het fijn vindt kun je de dingen die je nu niet kunt doen opschrijven op een actielijst voor later.

Als je een realistische planning gemaakt hebt, kun je hierover duidelijker communiceren. Bespreek bijvoorbeeld met je werkgever en/of collega’s dat je moet thuiswerken met kinderen. Geef hierbij aan welke tijden je beschikbaar kunt zijn voor video calls en gesprekken en welke tijden dit niet lukt. Overleg zo nodig over de taken die jij prioriteit hebt gegeven en de taken die pas later kunnen worden uitgevoerd. Klopt dit met de prioriteiten die jouw werkgever voor zich ziet? Let op, het kan spannend voelen om hierover te communiceren. Toch blijkt het in de samenwerking vooral erg prettig te zijn als de verwachtingen en de afspraken duidelijk zijn. Dit voorkomt stress en miscommunicatie. Tevens kan er dan tijdig worden gezocht naar een oplossing voor zaken die nu niet lukken, maar die ook belangrijk zijn.

Naast het communiceren met je werkgever en/of collega’s over je planning, kan het ook rust geven om hierover afspraken te maken met je partner, huisgenoten en mogelijk met de kinderen zelf. Misschien kun je als partners elkaar afwisselen: wie heeft wanneer een belangrijke meeting of gesprek en wie kan wanneer bij de kinderen zijn? Door dit vooraf te overleggen kun je dit weer meenemen in je planning. Als de kinderen oud genoeg zijn is het soms ook mogelijk om afspraken te maken over wanneer je beschikbaar bent en wanneer niet. Mogelijk kunnen ze een bepaalde tijd zelf spelen in jouw buurt en kun je met een creatief middel aangeven wanneer ze jou mogen storen en wanneer niet. De ene ouder gebruikt hiervoor een kookwekker, weer een ander geeft aan dat hij of zij niet gestoord wil worden als hij of zij een koptelefoon draagt en een ander legt een rood papier op tafel. Eventueel kun je deze speel- en werkregels samen met je kinderen op een groot vel papier schrijven en ophangen. Kijk hierin wat bij jou en jouw kinderen past.

Afwisseling van focus en pauze

Hoewel thuiswerken met kinderen een uitdaging kan zijn, is het voordeel soms dat je minder reistijd hebt en je je werk meer rond je gezinsleven kunt plannen. Mogelijk kun je je werkdag met kinderen meer flexibel inrichten. Denk hierbij aan ’s ochtends vroeg beginnen, werken tijdens de dutjes van de kinderen of eerder stoppen om ’s avonds rustiger verder te kunnen werken. Let hierbij ook goed op je eigen rust en de tijd die je nodig hebt om te herstellen van een werkdag. Probeer de werkdag in te delen in blokken waarbij je goed de tijd houdt voor belangrijke gezinsmomenten zoals samen ontbijten, lunchen en eten. Kijk bij het indelen van je werk blokken naar hoe lang je kind zelf kan spelen. Neem na elk blok samen pauze en de tijd om weer even samen te spelen en contact te maken.

Werkruimte en activiteiten voor kinderen om ‘naast’ jou te doen

Soms kun je je kind met een kleurplaat of wat huiswerk en wat lekkers aan jouw bureau zetten. Andere ideeën zijn om bijvoorbeeld een speel-werkplek thuis te maken. Dit is een vaste plek die je met je kind afspreekt. Aan het begin van de dag kies je samen met je kind(eren) met welk speelgoed ze die dag willen spelen. Dit zet je vervolgens op de afgesproken speel-werkplek klaar. Een andere tip is om leuke knutselideeën op internet te zoeken, zodat ze naast jou aan tafel kunnen knutselen.

En onthoudt…

Valt het thuiswerken met kinderen je toch erg zwaar, onthoud dan dat niet gek is en dat je niet de enige bent. Praat erover met mensen in je omgeving. Uiteraard mag je ook bij onze adviesdesk hybride werken terecht voor vragen of om te sparren. Blijf in de combi werk en privé goed voor jezelf zorgen, want alleen zo kun je ook goed blijven zorgen voor degenen en dingen die voor jou belangrijk zijn.

‍

Een goede werkplek voorkomt fysieke klachten, dus is het extra belangrijk om aandacht te besteden aan een verantwoorde (thuis)werkplek. We brengen nu eenmaal veel tijd door op werk.

Waar veel organisaties vaste plekken hadden op kantoor voor werknemers, werken steeds meer organisaties met flexibele werkplekken of de mogelijkheid voor hybride thuiswerken. Het is dan extra belangrijk te bepalen of de plek een verantwoorde werkplek is en wat je kunt doen om dit te verbeteren. Hieronder staan een aantal tips die kunnen helpen bij het goed inrichten van de werkplek.

Tijdens de coronapandemie konden we er nauwelijks omheen. Werken op de werkvloer was onmogelijk en daardoor werd voor veel bedrijven online vergaderen een hele goede oplossing om verder te kunnen werken maar dan op afstand. Hybride vergaderen werd steeds belangrijker. Maar hoe richt je hybride vergaderingen goed in? Hieronder lees je er meer over.

Hybride vergaderen is de naam voor een vergadering waarbij mensen in een vergaderzaal, kantoor of thuis online via een videoverbinding kunnen deelnemen. Het is een goede oplossing wanneer medewerkers vanuit huis werken, maar toch bij een belangrijk overleg aanwezig willen of moeten zijn. Iedereen kan thuis individueel deelnemen aan de vergaderingen. Medewerkers die wel op kantoor aanwezig zijn kunnen samenkomen in een vergaderruimte. Zo maken zij verbinding met online deelnemers.

Voorbereiding: wat komt er allemaal bij kijken als je een hybride vergadering organiseert

Wat komt er allemaal kijken bij een hybride vergadering en hoe kun je dit voorbereiden? Hybride werken vraagt om een andere voorbereiding dan vergaderen fysiek op kantoor, zoals: het boeken van een vergaderruimte voor de collega’s op kantoor, een link voor de online vergaderingen, goed beeld en geluid voor zowel de mensen op kantoor als thuis. Ook is het handig om rekening te houden met de inhoud van de vergadering. Als je iets interactiefs gaat doen is het handig als door iedereen op een fijne manier kan worden meegedaan. Bepaal van te voren op welke manier je deze interactie wilt creëren, zo kun je ook gebruikmaken van de chat of break-out rooms. We geven je enkele tips ter voorbereiding:

• Geef bij het organiseren van een meeting aan of het fysiek, online of hybride is;
• Maak vooraf een link aan en deel deze met collega's;
• Maak agendapunten en houd je hier aan waar mogelijk;
• Zorg dat alles technisch goed werkt: laptop, camera's, geluidsinstallatie en de online link;
• Wees op tijd, zodat je de online gasten alvast kunt binnenlaten en op tijd kunt beginnen;.

Uitvoering

Hybride vergaderingen kunnen bijvoorbeeld worden gehouden op kantoor via een groot scherm waar collega’s de meeting alsnog kunnen volgen of online via een Teams of Zoom link. Maar hybride vergaderingen kunnen ook eventueel op andere locaties gehouden worden in plaats van op kantoor. Nu meer mensen weer naar kantoor gaan, vindt er opnieuw een verschuiving plaats. Het geeft ook de mogelijkheid dat medewerkers die thuis werken virtueel de vergadering kunnen bijwonen. De organisator kan medewerkers die virtueel aanwezig zijn aanwijzen als ze iets willen zeggen of vragen tijdens de vergadering. Het is verstandig om de online deelnemers voorrang te geven om te voorkomen dat de mensen op locatie de deelnemers die virtueel aanwezig zijn over het hoofd zien. Een aantal tips:

• Verwelkom de mensen in de ruimte en online;
• Vraag of iedereen het goed kan volgen;
• Geef ruimte voor vragen, eventueel kun je daar de chat voor gebruiken;
• Las een korte pauze in wanneer de meeting langer dan een uur duurt;
• Gebruik eventueel interactieve vormen, zoals break-out rooms of mentimeter.

Betrekken deelnemers: Hoe besteed je aan iedereen evenveel aandacht?

Bij een hybride vergadering kan je een moderator aanwijzen. Dat is iemand anders dan degene die de vergadering leidt. Hij of zij zorgt er dan voor dat de vragen uit de chat en de digitale handjes onder de aandacht worden gebracht bij alle aanwezigen die wat willen zeggen tijdens de vergadering. Bereidt vergaderingen ook goed voor en laat eventueel door een collega notities maken. Zorg ook dat je tussendoor pauzes neemt. Dan hoef je even niet op het scherm te kijken en kun je je benen even strekken of even van je plek weglopen. Als je dat goed toepast, zul je zien dat de vergadering een stuk beter verloopt. Het is verstandig om je geluid uit te zetten als een ander aan het woord is om te voorkomen dat er bijvoorbeeld geluid bij jou op de achtergrond is wat storend zou kunnen zijn. Ook kun je als gespreksleider een vragenrondje doen, zodat iedereen de mogelijkheid heeft om vragen te stellen.